ประเด็นต่อมาที่ผู้ส่งออกควรตระหนักถึงใน การขนส่งสินค้าทางอากาศ คือเรื่องของเอกสารสำหรับการขนส่งแน่นอนว่าผู้ส่งออกต้องจัดเตรียมเอกสารให้ พร้อมเพื่อส่งต่อไปยังผู้ซื้อสำหรับเรียกเก็บเงินหรือให้ผู้ซื้อใช้เป็นหลัก ฐานประกอบในการรับสินค้า โดยเอกสารที่ผู้ส่งออกต้องเตรียมคล้ายกับวิธีขนส่งทางอื่น เช่น Invoice Packing List กรมธรรม์ประกันภัยขนส่งสินค้า ตั๋วแลกเงิน เป็นต้น แต่จะมีเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้องเฉพาะสำหรับการขนส่งทางอากาศ ได้แก่ ใบตราส่งสินค้าทางอากาศ (Air Waybill) ซึ่งเป็นเอกสารที่ผู้รับจ้างส่งสินค้าออกให้ในฐานะผู้ส่งสินค้าต้องนำ Air Waybill มาเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารส่งออกที่ส่งไป เรียกเก็บเงินหรือ ให้ผู้ซื้อใช้เป็นหลักฐานประกอบในการรับสินค้าต่อไป
Air Waybill มี 2 ประเภทหลักๆ คือ
- House Air Waybill เป็นเอกสารที่ออกโดยบริษัทตัวแทนรับส่งสินค้าให้แก่ผู้ส่งออก โดยชื่อผู้ขนส่งใน Air Waybill (มุมซ้ายด้านบนของ Air Waybill) จะเป็นชื่อของผู้ส่งออก
- Master Air Waybill เป็นเอกสารที่ออกโดยสายการบินที่ส่งสินค้าซึ่งลงนามโดยสายการบินหรือบริษัท ตัวแทนของสายการบินก็ได้ โดยชื่อผู้ขนส่งสินค้าใน Master Air Waybill (มุมซ้ายด้านบนของ Air Waybill) ก็จะเป็นผู้ส่งออก
ตัวอย่างของใบตราส่งสินค้าทางอากาศและข้อความสำคัญที่ควรทราบในใบตราส่งสินค้า
- 1 คือ ชื่อท่าอากาศยานที่ต้นทาง
- 2 คือ สายการบินที่ทำการขนส่ง
- 3 คือ ชื่อท่าอากาศยานที่ปลายทาง
- 4 คือ เที่ยวบิน
- 5 คือ จำนวนเงินที่ทำประกันไว้
- 6 คือ จำนวนหีบห่อสินค้า
- 7 คือ น้ำหนักรวมของสินค้า
- 8 คือ น้ำหนักที่คิดค่าระวาง
อ้างอิงจาก : นิตยสาร Exporter Review. ปี 20 ฉบับ 475 ปักษ์หลัง พค. 2550
